Si comparamos la trasformación con los cambios tradicionales dentro de una empresa o negocio, la transformación digital siempre llevará un proceso más riguroso, pero los resultados son realmente beneficiosos para cualquier organización que decida implementar una correcta gestión documental.
1.- Líderes preparados: Agregar un líder es una de las claves para el éxito de la trasformación digital, contar con personas dedicadas en su totalidad a roles específicos en el proceso de digitalización masiva de documentos. Es de gran importancia mantener personal capacitado en el manejo de las áreas digitalizadas, con compromiso y liderazgo.
2.- Desarrollar capacidades: Para tener una visión más clara y preparada, se deben definir los roles del personal interno de la empresa o negocio, de manera que pueda existir una alineación entre los objetivos y el correcto funcionamiento de las áreas.
3.- Empoderamiento: La digitalización trae consigo una serie de cambios significativos para todo tipo de organización, entre ellos se requerirán cambios culturales y de comportamiento, para que todos puedan adaptarse mejor a la nueva modalidad de trabajo que comenzará a implementarse. Otra clave es dar voz a los empleados, sobre dónde podría adoptarse la digitalización de documentos para mejorar. Cuando los empleados generan sus propias ideas, crea más confianza y más receptividad a la hora de introducir tecnologías desconocidas al ámbito laboral.
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4.- Herramientas Digitales: Son sumamente importantes las herramientas digitales en una empresa, con estas herramientas logramos hacer que la información sea más accesible, en todos los ámbitos. Esto duplicará los beneficios tanto monetarios como administrativos en el funcionamiento interno de las organizaciones que lo implementen. La digitalización en las empresas logra también crear un sistema de autoservicio para empleados, clientes y socios comerciales que lo necesiten.
5.- Comunicación: Los dueños actuales de pequeñas y grandes empresas deben fomentar el sentido de la urgencia hacia una eficiente transformación digital dentro de sus organizaciones. Es crucial comunicar el daño que le hacemos al planeta mediante los desechos del papel, que aumenta su volumen cada vez más, cuestión que se reduciría con la digitalización de documentos en todos los ámbitos posibles, para no volver a utilizar papel.
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