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Digitalización masiva: Gestión Documental Efectiva

Cuando pensamos en archivos en la actualidad, pensamos en registros digitales y mantenimiento de registros digitales. Hemos pasado de usar papel a digitalizarlo y, más recientemente, a crear registros digitalmente (o lo que se denomina registros nacidos en formato digital).

Los proyectos de digitalización masiva requieren tiempo, mano de obra y un conjunto específico de equipos técnicos con capacidad para procesar registros masivos. En muchos casos, los registros deben digitalizarse uno a la vez para no comprometer la calidad del documento. Este es un proceso largo y que consume mucho tiempo, y notamos cómo las instituciones contratan personal temporal hoy en día para proyectos de digitalización. El personal permanente puede no ser suficiente, especialmente cuando los proyectos tienen un plazo relativamente corto.

 

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Los escáneres automáticos de documentos pueden ayudar, pero a veces los documentos originales son viejos y frágiles. Manipularlos es un trabajo delicado, y exponerlos a la luz puede acelerar su deterioro.

No comprometer la calidad de las imágenes es fundamental, la digitalización de registros masivos da como resultados tamaños de archivo de imágenes masivos. Para tener una imagen representativa y de calidad del documento digitalizado, es importante escanear en alta resolución. Las organizaciones que lideran tales proyectos deben tener suficiente capacidad de almacenamiento para manejar archivos de imágenes masivos.

Entonces, pensamos en la accesibilidad. Dado que uno de los objetivos finales de los archivos es la accesibilidad y, en última instancia, la referencia. Comprimirlos para que el usuario pueda acceder a ellos es una opción común, pero podría no ser útil para algunos usuarios. Dependiendo del motivo de la consulta de registros, algunos usuarios necesitan ver los detalles más pequeños de los registros. Estos detalles a menudo desaparecen cuando se comprime el documento. Encontrar el formato de archivo más adecuado para los usuarios también es un punto de discusión. Está relacionado con la calidad, el tamaño del archivo y la facilidad de accesibilidad para el usuario.

 

“La inteligencia consiste no solo en el conocimiento, sino también en la destreza de aplicar los conocimientos en la práctica”

          Aristóteles

 

 

Hillary

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