En los últimos años, los sistemas informáticos se han vuelto capaces de digitalizar cantidades inmensas de documentos, es por esta razón que podemos indicar que , una de las características más importantes del desarrollo de la gestión electrónica es la migración de los documentos en papel a un formato electrónico.
Esta migración se basa en el marco legal que respalda el uso de documentos electrónicos, incluida su autenticación y uso en el procesamiento.
Detrás de la digitalizacion de documentos se encuentran dos estrategias posibles: una introducción gradual de los documentos electrónicos y otra que consiste en un cambio en ciertos momentos a la tramitación electrónica completa. Desde el punto de vista económico, lo primero parece más factible y, de hecho, el Poder Judicial ya lo está implementando.
Esta medida fue propuesta por Muñoz Soro (2013), en un análisis para mejorar la gestión de documentos legales, siguiendo la iniciativa logística del Departamento de Gestión Técnica de Documentos de la Universidad de Zaragoza.
Comparando el desarrollo de la gestión comercial y electrónica, se puede observar que, en primer lugar, la necesidad de realizar con rapidez y eficacia la actividad económica, las decisiones y acuerdos se dirigen al nivel técnico y organizativo.
Se puede dar el caso en el cual se requiere documentación electrónica completa, que no existe en las entidades privadas, pero se ofrece cada vez más en las “oficinas sin papeles”.
Este artículo propone una medida para introducir progresivamente los documentos electrónicos en los procesos judiciales, basada en la digitalización y conservación de los documentos aportados por las partes en formato electrónico.
Desde un punto de vista práctico, esto tiene la ventaja, que es requerir el menor equipo adicional posible.
Podemos decir entonces que la clave es garantizar la seguridad de los registros electrónicos, lo cual es difícil de hacer sin la ayuda de repositorios especializados a los que se puede acceder desde fuera del sistema judicial.
Como su finalidad es únicamente de archivo y no de comunicación, deben diseñarse de modo que solo las autoridades judiciales tengan acceso a las copias.
De esta forma, los juicios pueden realizarse con los mínimos recursos, lo que permite impulsar la modernización del sistema judicial e introducir a sus miembros en el manejo de copias auténticas electrónicas.
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