¿Por qué es tan importante digitalizar documentos?

Los archivos son el combustible de la infraestructura operativa de cada empresa o negocio. Diversas empresas invierten grandes cantidades de dinero para garantizar la seguridad de su información más fundamental.

Los documentos digitalizados son mucho más fáciles administrar, almacenar, resguardar y recuperar, además una de las cosas más eficientes es el ahorro de espacio, ya que todo estaría alojado en un servidor seguro de la nube. La información digital representa la base de cualquier iniciativa de transformación digital que desee tomar una organización.

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Errores que hay que evitar

• Preparación inadecuada: Una de las claves para el éxito del proceso de digitalización de los archivos físicos, depende en gran parte de la capacitación adecuada que se les dé a los encargados de cada área en la nueva tecnología que se manejará.

 

• No hay prisa: En este proceso para limitar las posibilidades de fracaso es fundamentar dedicar el tiempo necesario a cada fase y organizar con detalles el plan de trabajo que se implementará.

 

• Todos en equipo: Para comenzar la digitalización masiva de documentos se requiere un buen soporte tanto en el ámbito administrativo como en los recursos humanos. El personal de la empresa o negocio deben estar en sintonía con el resto de los empleados para llevar a cabo un correcto flujo de trabajo interno, al final, los trabajadores son los que ejecutarán y se beneficiarán más de la gestión documental.

 

• Digitalización: La adopción de la tecnología en todos sus ámbitos es solo uno de los aspectos de la digitalización de documentos. Para ser totalmente eficaces se requiere, junto con la tecnología, recursos humanos y estrategias confiables.

 

A lo largo del tiempo se han implementado muchos proyectos de digitalización para reemplazar en su totalidad los documentos en papel, en prácticamente todos los aspectos y tipo de organizaciones empresariales.

La digitalización de documentos permite a las personas encontrar información importante, sin moverse de su lugar de trabajo. Imaginemos que una biblioteca nacional, con miles y miles de documentos en formato físico, ha digitalizado todos sus libros, planos y archivos físicos, y los ha puesto a disposición del público, cualquier persona, en cualquier punto, puede acceder a esa información digital, siempre y cuando no tenga bloqueado los accesos.

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