¿Por qué tu negocio debe digitalizarse?

La finalidad de la gestión documental es transformar archivos impresos en papel a un formato digital, estos se podrán editar, guardar, y compartir de una manera mucho más sencilla. Por lo general, el sistema de gestión documental  incorpora el almacenamiento y recuperación de documentos, haciendo que la información se mantenga segura, permitiendo el acceso solo a los usuarios autorizados.

Un elemento muy importante de un sistema de gestión documental es la elaboración de etiquetas para identificar y organizar los archivos digitales con palabras clave. Esto previene la pérdida de archivos importantes y la recuperación de estos archivos de manera rápida y efectiva.

La gestión documental tiene un efecto positivo, sobre todo en las empresas grandes:

Eficiencia: una vez empleado el sistema de gestión documental, se pueden encontrar los archivos de una manera más fácil.

Identificación simplificada: Los negocios pueden diseñar un sistema de nombres, datos e información, para identificar fácilmente los documentos escaneados, por medio del software de gestión documental.

Coherencia para el cumplimiento: Las normas se pueden implementar para definir la información de la política, como los derechos de acceso de los usuarios, los períodos de retención y destrucción, y el control de versiones después de la modificación o mejora para proporcionar documentación actualizada.

Información más rápida y a la mano: Distribuir archivos electrónicos con colegas y clientes por correo electrónico es instantáneo y gratuito en comparación con la impresión y el envío físico  por correo.

Reducción de costos generales: Su negocio podrá hacer un mejor uso de sus espacios, ocupados con archivadores de documentos, también se ahorrarán servicios de almacenamiento y recuperación de documentos.

Preservación de documentos: Las imágenes escaneadas por medio de la gestión documental permanecen en perfecto estado sin importar el pasar del tiempo. Las copias realizadas a estos archivos permanecen en la nube, garantizando que no se dañen por medio de incendio o inundaciones, facilitando enormemente el almacenamiento y recuperación de documentos.

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El software de gestión documental, manejado por Frost SA, permite que el personal tenga acceso a los archivos guardados en la nube, esto también significa que nunca se perderá la información y el equipo empresarial podrá ver los registros originales y trabajar con ellos según sea necesario.

Utilizando de igual manera el software de gestión documental, le permitirá acceder y ver los archivos desde cualquier lugar con conexión a internet a través de cualquier navegador web, dispositivo móvil o aplicación de Windows.

Con la llegada de la transformación digital en Colombia, cada día más empresas buscan actualizar sus métodos de trabajo, lo que hace que la digitalización de documentos sea la forma perfecta de llevar su negocio a un siguiente nivel.