Mayor seguridad y confidencialidad de los documentos
Cuando se elige el papel para impulsar los procesos empresariales, hay que invertir en archivadores cerrados y políticas de destrucción de papel para mantener la seguridad y la confidencialidad de los documentos. Incluso así, se queda con posibles violaciones de datos y la necesidad continua de formar a los empleados en sus políticas de gestión de registros.
Sin embargo, muchos sistemas de gestión documental basados en la nube ofrecen una seguridad de datos de alta tecnología y de nivel bancario con el fin de mantener la información alejada de aquellos que buscan un acceso ilegal a los datos críticos.
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Fácil acceso a los datos
Con el clic de un botón, se puede acceder fácilmente a la documentación importante desde cualquier lugar como Google Drive, Microsoft Office 365 garantizando la movilidad de archivos rápidamente de un destino a otro.
En función de los objetivos y necesidades específicas de su empresa, la información puede ser accesible para numerosos empleados sin complicaciones ni pérdidas de tiempo. Los documentos digitales correctamente indexados y las convenciones de nomenclatura de archivos útiles harán que sus PDF sean fáciles de encontrar, descargar y compartir.
Retención automática de datos y copias de seguridad digitales
Los empleados ya no tienen que crear manualmente copias de seguridad de cada documento cuando se puede hacer digitalmente con las herramientas y plataformas adecuadas.
Los datos pueden guardarse automáticamente en un sistema basado en la nube, en memorias flash o en discos duros externos. Esto permite que los datos digitales existan en varias ubicaciones en lugar de una única fuente de papel, lo que reduce el riesgo de daños, pérdidas o extravíos.
Dubb
