Uso del papel
Los documentos basados en texto como libros, artículos, informes, contratos y correspondencia han estado en circulación en papel. Además, con el crecimiento exponencial del sector empresarial, y la producción, el consumo de papel ha aumentado.
Buenas practicas de ahorro del papel en las organizaciones
En las organizaciones ha surgido la necesidad de implementar buenas prácticas que contribuyan al ahorro de papel y, de paso, aportar al desarrollo sostenible. Una de las más destacables se identifica con los procesos de gestión documental.
Dichos procesos se enfocan en la organización de la información a través del almacenamiento, y la recuperación de documentos de manera digital, lo que permite que se reduzca de manera significativa el consumo de papel. Gestionar adecuadamente la información que ellos contienen, dará cuenta de que el control eficiente de los documentos de una organización conduce a una gestión eficaz tanto empresarial como ambiental.
Con base en lo anterior, una adecuada implementación de los procesos de gestión documental mediante sistemas electrónicos facilita el libre flujo de registros a través de una organización y garantiza, además, el cuidado del medio ambiente.
Por ello, la gestión documental cobra gran relevancia en el mundo empresarial, puesto que se consolida como un recurso vital. No solo para manejar la información, sino también para tomar en consideración las consideraciones ambientales para su aplicación.
En otras palabras, la gestión documental se está convirtiendo en una parte cada vez más importante de la infraestructura tecnológica en muchas corporaciones. Sus aplicaciones están adquiriendo un papel nuevo y crucial. Además, de la promoción de los servicios comerciales electrónicos: aportar al desarrollo sostenible.
Bondades sostenibles
Entre las bondades sostenibles que se identifican al implementar procesos de gestión documental en las empresas se encuentran:
- El ahorro en tiempo
- La reducción hasta el 43 % de los costos documentales
- La reducción del papel
- El aumento de la productividad
- El rendimiento de las compañías
- La trazabilidad
- Seguridad de la información
- Preservación de los documentos a largo plazo
- Acceso en cualquier momento al documento
La implementación efectiva de estos sistemas se constituye como un elemento importante para establecer un entorno de trabajo virtual, transformar las capacidades de una organización moderna y su fuerza laboral (Ozaliene & Saparniene, 2009) y, finalmente, velar por la conservación del planeta que se habita. Por lo anterior, compañías como Frost se han comprometido con la responsabilidad social que implica el cuidado del medio ambiente y el aporte sostenible a la sociedad.
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