Deicy Q.Tendencias de la gestión y organización de la información
La acelerada difusión de las Tecnologías de la Información y la Comunicación. Ha ocasionado que las empresas las consideren como un recurso clave para su desarrollo efectivo. Y se encuentren en un incipiente fortalecimiento de sus habilidades digitales.
Por ello, la digitalización masiva de documentos es, actualmente, una de las principales tendencias de gestión y organización de la información en el mercado laboral. En otras palabras, la capacidad de trabajar con tecnologías digitales proporcionadas por la Industria 4.0. Se está volviendo gradualmente permanente y necesaria para la mayoría de las compañías.
Por lo anterior, es posible identificar que la singularidad de las competencias digitales radica. En que, gracias a ellas, las empresas. Tienen la posibilidad de organizar, almacenar, distribuir, y adquirir información de manera más efectiva.
Norma ISO 15489
La digitalización masiva de documentos en el ámbito empresarial, se consolida como una respuesta significativa a los desafíos que plantean la creciente innovación y la contribución al mejoramiento de diversos aspectos sociales y ambientales.
La innovación y la digitalización marcan radicalmente nuevas pautas. En cuanto a como el proceso debe llevarse a cabo, de acuerdo con la norma ISO 15489. Que respalda y supervisa las buenas prácticas de gestión documental al interior de las organizaciones.
Algunas recomendaciones de la norma ISO 15489
Incorporación (del inglés capture): este proceso puede realizarse mediante la asignación de metadatos incrustados en el documento o asociados al mismo.
Registro: supone la introducción de un identificador único para cada documento y una breve información descriptiva. Sin embargo, en los sistemas electrónicos el registro. Puede incluir la clasificación, las condiciones de acceso y la identificación del tipo de disposición final.
Almacenamiento: los sistemas de gestión de documentos electrónicos deberían diseñarse de forma que los documentos permanezcan accesibles, auténticos, fiables y utilizables durante todo su periodo de conservación, con independencia de cualquier cambio operado en el sistema (por ejemplo, la migración a otro software). Por ello, el almacenamiento de documentos en formato digital requiere planes y estrategias complementarias para prevenir posibles pérdidas.
Acceso: garantiza que sólo los usuarios con los permisos adecuados realizan tareas para las cuales han sido autorizados.
Trazabilidad: es necesaria para supervisar el uso de los documentos y mantener un ‘rastro’ de las operaciones realizadas con un documento desde su incorporación hasta la aplicación de la disposición prevista en el calendario de conservación. Este proceso es fundamental en el caso de migraciones entre sistemas o de conversión a otros formatos o soportes.
Disposición: cuando se proceda a la eliminación de los documentos, todas las copias (copias de conservación, copias de seguridad informática…) deberían ser destruidas.
Otras recomendaciones
Existen otras recomendaciones propuestas por las normas ISO, destinadas a los sistemas informáticos y las aplicaciones de gestión de documentos. Como la digitalización, que se deberían tener en cuenta a la hora de diseñar e implementar un sistema de gestión electrónica al interior de una organización.
En el párrafo anterior fueron descritas de una manera muy general. Con el propósito de ilustrar preliminarmente, la importancia de que estos procesos se ejecuten con base a la norma.
Para una información más detallada sobre la norma ISO 15489 puede hacer clic en el siguiente enlace: http://eprints.rclis.org/12263/1/Alonso_Garcia_Lloveras_-_La_norma_ISO_15489.pdf
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