La digitalización de documentos es el proceso de convertir los documentos en papel a un formato digital (es decir, legible por ordenador) así los sistemas informáticos pueden automatizar procesos o flujos de trabajo.
Para obtener una visión real de los datos y la información, hay que convertirlos a formato digital en lugar de conservarlos en papel y en un archivador físico. La conversión de texto manuscrito a formato digital junto a una agilización de procesos que permita la localización de los mismo en cualquier parte del mundo en tiempo real.
La digitalización de registros es el paso inicial en su viaje de transformación hacia la era digital. Permite capturar información crítica y almacenarla en un único repositorio para su posterior recuperación y procesamiento. También es el primer paso necesario para muchos proyectos donde se involucra la inteligencia artificial.
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La digitalización de documentos es un proceso que requiere mucho tiempo. Requiere el uso de seres humanos. Es un método para proteger sus papeles, imágenes y documentos más importantes. Sin embargo, a medida que la tecnología avanza, ahora se realiza completamente mediante la automatización y el uso de sistemas informáticos.
Digitalizarse sólo por tener una copia de seguridad digital no es una ventaja realista. Las organizaciones deben extraer la información crítica de estos documentos en papel y utilizarla para la recuperación, la toma de decisiones empresariales y la obtención de información sobre su funcionamiento.
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