La digitalización de documentos el primer paso para adaptarse al mundo digital en el que estamos inmersos; aunque no significa que el proceso termine con la conversión de sus documentos a formato electrónico. Este, es el primer paso que tienes que dar para disfrutar de todas las ventajas a mediano o largo plazo.
Una vez que todos sus documentos están digitalizados, se pueden administrar fácil y rápidamente a través del software, ahorrando tiempo en buscarlos, archivarlos y distribuirlos.
Debido a esto, comparado con las enormes ventajas que traerá a su organización y la productividad de sus empleados, es un proceso realmente fácil, que requiere muy poca inversión.
Primero debe digitalizar estos archivos y luego administrarlos. Ambos procesos son el resultado de una empresa más eficiente y competitiva con empleados dedicados a esas labores beneficiosas.
¿Qué documentos puedo digitalizar?
Digitalizar un documento no solo significa guardar su papel en formato Word o Excel en su computadora o teléfono. Por lo tanto, no solo puede obtener estos documentos en formato electrónico como un simple escáner, sino que también puede acceder a los siguientes documentos:
- Factura del proveedor
- Nota de entrega
- Pedidos de los clientes
- Planos, mapas, fotos, archivos, multimedia (video, música)
Absolutamente todo, sin importar su formato, siempre puedes estar seguro. Si además tienes instalada una solución de gestión documental, las ventajas son infinitas.
¿Cómo es el proceso del escaneo de documentos?
Muchas empresas tienen miedo de digitalizarse porque lo ven como un proceso tedioso al que lleva tiempo acostumbrarse, y no confían demasiado en poner documentos valiosos en manos de otros.
Normalmente, el proceso de digitalización pasa por las siguientes etapas:
- Recoger documentos donde quiera que se encuentre la empresa
- Elimina cualquier elemento encuadernado del documento como clips o grapas, extraiga los originales de carpetas, bolsas.
- Digitalizar y escanear: El proceso de digitalización convierte el papel en imágenes electrónicas a través de escáneres de alto rendimiento y escáneres planos.
- Identificación óptica: Son configuraciones para realizar el procesamiento de imágenes, verificación de imágenes y reconocimiento semiestructurado de formatos.
- Registrar: Es un sistema de registro inteligente que minimiza las pulsaciones de teclas manuales necesarias. El control de la calidad de la imagen también está garantizado por la grabación de vídeo.
- Verificar: Es Introducir reglas específicas, validar contra la base de datos, validar contra la información del host, etc.
La digitalización de documentos será el primer paso para que tu negocio se mantenga por delante de la competencia. Vivimos en la era de la tecnología.
El tiempo de otras personas es tan valioso como el suyo, por lo tanto, no tiene sentido desperdiciarlo en tareas que la tecnología actual puede facilitar.
Aún así, no solo el ahorro de tiempo, sino también los recursos humanos y de capital deberían ser un buen motivo para dar el paso.
————————————————————————————————————-
Frost, SA es una empresa especializada en la digitalización de documentos, ayuda a las empresas a mejorar su gestión documental rápida y efectivamente. Visite su sitio web frostsa.com
————————————————————————————————————-
Dubb
