Todo lo que necesitas saber para transformar tu oficina en un entorno 100% digital.
Desde hace aproximadamente tres décadas, somos conscientes de la transición de las líneas entre la oficina física, es decir el trabajo presencial en las oficinas de trabajo y el trabajo digital el cual ocurre tanto dentro como fuera de la oficina física.
Es una consecuencia inevitable el advenimiento de las tecnologías portátiles, la disponibilidad de Internet y los medios de comunicación en constante mejora.
Independientemente de cómo se visualice el lugar de trabajo del futuro, es casi seguro que será una oficina digital, además de una conexión a internet estándar, un elemento clave de la tecnología de oficina digital es la tecnología inteligente, en esta va incluida la digitalización de documentos, la cual, es una innovación en el mundo.
Al igual que los hogares digitales, las oficinas inteligentes a menudo utilizan la tecnología (IoT), también con iluminación o aire acondicionado reactivos y de bajo consumo.
Las grandes cantidades de documentos, inmensos archivadores, escritorios plagados de papel, son el reflejo más cotidiano en las oficinas de nuestro país, donde la escasez de espacio es una constante y la búsqueda de un documento puede demorarse durante horas.
Es importante resaltar que el uso del correo electrónico ha hecho posible que una parte de la información que manejamos habitualmente sea digital; pero también es cierto que existe otra realidad, en la que el papel desaparece por completo y la digitalización de documentos es mucho más sencilla, y accesible.
La digitalización de documentos, junto el sistema de gestión documental tiene infinidad de ventajas:
- Reducción del espacio: La notable minimización del espacio en la oficina y del almacenamiento a causa de la digitalización de documentos, es lo que hará notar oficinas más limpias y ordenadas.
- Acceso más fácil a la información: Los archivos están disponibles en cualquier momento y en cualquier lugar, lo que agiliza la búsqueda y consulta de lo que necesites en cualquier momento que sea necesario.
- Gestión de permisos: Un documento digital puede ser compartido con cuantas personas desees y sean necesarias; El uso de contraseñas y de información confidencial, u otros métodos de seguridad hacen posible administrar el acceso sólo a las personas autorizadas.
- Conservación documental: La digitalización de documentos, junto con la implementación de sistemas en la nube, evitará el deterioro y pérdida de información.
- Todo el trabajo en tus manos: Puedes modificar el documento, cambiar el formato, editar lo que necesites ya que con la información digital todo puede hacerse de manera rápida, eficiente y sin necesidad de recurrir a las copias físicas en papel.
Los servicios de digitalización de archivos surgen para atender la necesidad cada vez mayor de las empresas de ser rentables, eficientes y respetuosas con el medio ambiente.
Los elementos digitales tendrán una gran importancia en estos espacios de trabajo, las soluciones digitales suplirán las necesidades básicas de comunicación, administración y almacenamiento, ofreciendo la máxima seguridad en cuanto a la protección de datos.
Por las razones antes expuestas, los empleados con este sistema pueden optar por trabajos más creativos y orientados al negocio, dejando las tareas más tediosas en manos de software de gestión documental especialmente diseñado para automatizar procesos de trabajo.
La digitalización de documentos, las oficinas digitales, y otras nuevas tecnologías, llegan para beneficiar a las empresas, y por lo tanto a futuro se podrá obtener la utilización diaria de espacios y herramientas que nos faciliten a todos los trabajadores la búsqueda y la mejor utilización de la información.
Dubb
