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Las Oficinas del Futuro: Todo Digital

Todo lo que necesitas saber para transformar tu oficina en un entorno 100% digital.

Desde hace aproximadamente tres d茅cadas, somos conscientes de la transici贸n de las l铆neas entre la oficina f铆sica, es decir el trabajo presencial en las oficinas de trabajo y el trabajo digital el cual ocurre tanto dentro como fuera de la oficina f铆sica.

Es una consecuencia inevitable el advenimiento de las tecnolog铆as port谩tiles, la disponibilidad de Internet y los medios de comunicaci贸n en constante mejora.聽

Independientemente de c贸mo se visualice el lugar de trabajo del futuro, es casi seguro que ser谩 una oficina digital, adem谩s de una conexi贸n a internet est谩ndar, un elemento clave de la tecnolog铆a de oficina digital es la tecnolog铆a inteligente, en esta va incluida la digitalizaci贸n de documentos, la cual, es una innovaci贸n en el mundo.

Al igual que los hogares digitales, las oficinas inteligentes a menudo utilizan la tecnolog铆a (IoT), tambi茅n con iluminaci贸n o aire acondicionado reactivos y de bajo consumo.

Las grandes cantidades de documentos, inmensos archivadores, escritorios plagados de papel, son el reflejo m谩s cotidiano en las oficinas de nuestro pa铆s, donde la escasez de espacio es una constante y la b煤squeda de un documento puede demorarse durante horas.

Es importante resaltar que el uso del correo electr贸nico ha hecho posible que una parte de la informaci贸n que manejamos habitualmente sea digital; pero tambi茅n es cierto que existe otra realidad, en la que el papel desaparece por completo y la digitalizaci贸n de documentos es mucho m谩s sencilla, y accesible.

La digitalizaci贸n de documentos, junto el sistema de gesti贸n documental tiene infinidad de ventajas:

  • Reducci贸n del espacio: La notable minimizaci贸n del espacio en la oficina y del almacenamiento a causa de la digitalizaci贸n de documentos, es lo que har谩 notar oficinas m谩s limpias y ordenadas.
  • Acceso m谩s f谩cil a la informaci贸n: Los archivos est谩n disponibles en cualquier momento y en cualquier lugar, lo que agiliza la b煤squeda y consulta de lo que necesites en cualquier momento que sea necesario.聽
  • Gesti贸n de permisos: Un documento digital puede ser compartido con cuantas personas desees y sean necesarias; El uso de contrase帽as y de informaci贸n confidencial, u otros m茅todos de seguridad hacen posible administrar el acceso s贸lo a las personas autorizadas.
  • Conservaci贸n documental: La digitalizaci贸n de documentos, junto con la implementaci贸n de sistemas en la nube, evitar谩 el deterioro y p茅rdida de informaci贸n.
  • Todo el trabajo en tus manos: Puedes modificar el documento, cambiar el formato, editar lo que necesites ya que con la informaci贸n digital todo puede hacerse de manera r谩pida, eficiente y sin necesidad de recurrir a las copias f铆sicas en papel.

Los servicios de digitalizaci贸n de archivos surgen para atender la necesidad cada vez mayor de las empresas de ser rentables, eficientes y respetuosas con el medio ambiente.

Los elementos digitales tendr谩n una gran importancia en estos espacios de trabajo, las soluciones digitales suplir谩n las necesidades b谩sicas de comunicaci贸n, administraci贸n y almacenamiento, ofreciendo la m谩xima seguridad en cuanto a la protecci贸n de datos.

Por las razones antes expuestas, los empleados con este sistema pueden optar por trabajos m谩s creativos y orientados al negocio, dejando las tareas m谩s tediosas en manos de software de gesti贸n documental especialmente dise帽ado para automatizar procesos de trabajo.聽

La digitalizaci贸n de documentos, las oficinas digitales, y otras nuevas tecnolog铆as, llegan para beneficiar a las empresas, y por lo tanto a futuro se podr谩 obtener la utilizaci贸n diaria de espacios y herramientas que nos faciliten a todos los trabajadores la b煤squeda y la mejor utilizaci贸n de la informaci贸n.

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